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Donando tiempo a la Fundación Pacto Esperanza


Desde hace varios años estoy registrado en la base de datos del Banco del Tiempo (www.bancodetiempo.org).  Esta es una organización que se encarga de hacer el contacto entre fundaciones que requieren apoyo (de todo tipo) y profesionales y empresas que a través del esquema de donación pueden ayudar a estas fundaciones.

En Febrero recibí del Banco del Tiempo los datos de la Fundación Pacto Esperanza para realizar donación de tiempo.   Esta Fundación tiene como objetivo fundamental el de "cultivar los valores morales, éticos y cristianos en la infancia, a través de la formación iniciada desde muy temprana edad y a mujeres vulneradas por la violencia, que dignifique y conlleve a una sociedad más justa y que induzca a la población más necesitada hacia el desarrollo de la libertad..."


En una primera visita a las instalaciones de la fundación conocí las instalaciones, el equipo de trabajo y sus necesidades en el tema de tecnología (que es el tema en el que pude apoyarlos). 

La principal necesidad apuntaba a generar una página web donde se expusiera información sobre la fundación.   Revisando mas allá del primer requerimiento, identifiqué que a pesar de tener contratado un servicio de alojamiento, este no se estaba usando.   Adicionalmente, encontré que a pesar de contar con el dominio pactoesperanza.org, este no se estaba aprovechando para hacer uso de servicios como por ejemplo el correo electrónico institucional.

Conociendo así la situación de la fundación, planteamos conjuntamente un proyecto (que fuera un poco mas allá de solo crear una pagina web nueva) cuyo objetivo fuera el de mejorar la comunicación y la colaboración en el que hacer diario de la fundación, apoyandonos en la tecnología existente en el mercado y siempre teniendo en mente que los costos asociados fueran los mínimos posibles.

A partir del diagnostico realizado, el primer paso fue entonces evaluar el alojamiento referido y sus servicios disponibles.  Paralelamente realizamos la evaluación de la opciones tecnologicas que se tenian en el mercado.  Para este segundo punto nos concentramos en buscar herramientas de uso gratuito de muy buena calidad que permitieran cumplir con los objetivos propuestos.   


En la evaluación del alojamiento encontramos que los servicios disponibles, su capacidad de almacenamiento y sus condiciones de uso no eran adecuadas a las necesidades de la fundación.  Adicionalmente,  encontramos que el uso de dicho alojamiento tenia asociados costos que podían ser ahorrados. 

Como resultado de la evalución realizada, tomamos la decisión de movernos del alojamiento referido a la plataforma Google Apps en su versión Standard (http://www.google.com/apps/intl/en/group/index.html).  Esta plataforma no solo nos permitió ahorrar recursos importantes (por ser totalmente gratuita en uso) sino que nos brindó los servicios necesarios para apoyar la comunicación y colaboración dentro de la fundación.

En un periodo de mas o menos dos meses y medio realizamos las siguientes actividades asociadas al referido proyecto:

  • Implementación del dominio pactoesperanza.org en Google Apps versión Standard.
  • Creción de 15 cuentas institucionales (es decir que a partir de ese momento los funcionarios tiene cuentas de correo electónico con el dominio de la fundacion ej. persona@pactoesperanza.org).   Cada cuenta tiene un espacio de almacenamiento de 7 Gigas librandonos de la necesidad de estar borrando correos por tener una quota pequeña.  Una ventaja adicional es que la fundación puede gestinar sus cuentas de correo en la medida en que las necesidades así lo requieran.
  • Capacitación al equipo de trabajo sobre las nuevas herramientas (correo, chat, calendario, documentos en línea).  Se cumplio con uno de los objetivos implicitos: transferir todo el conocimiento para el mayor aprocechamiento de las herramientas disponibles en Google Apps por parte del equipo de trabajo de la Fundación.
  • Realización del proceso de recolección de información para la página Web haciendo uso de las herramientas implementadas (Documentos en línea).  Esto permitió que el equipo de la fundación fuera trabajando en los textos y colaborativamente trabajar en los ajustes asociados.
  • Generación de varias propuestas de diseño conceptual y gráfico para la página Web.
  • Aprobación y montaje de la página Web.
  • Capacitación necesaria para la actualización de la pagina Web institucional.
  • Entrega final (en total la colaboración en el proyecto fue de aproximadamente 45 horas).
Como balance del proyecto se puede decir que la Fundación Pacto Esperanza ahora cuenta con herramientas que le facilitan la comunicación y colaboración permitiendole fortalecer su función de ayuda a la comunidad, usando tecnologia de ultima generación y generando ahorros significativos de costos.

Parte del resultado del proyecto planteado puede ser visto en www.pactoesperanza.org.   



Para información resumida del proyecto consulte: http://www.pactoesperanza.org/creditos

Para más fotos de la fundación consulte:
http://picasaweb.google.com/104163821189512764921/LaFundacion

Fore,

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