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Usando Google Apps Script para enviar tarjetas electrónicas de cumpleaños


¿A quién no le ha pasado que no se acordó del cumpleaños de un compañero de trabajo?  Con Google Apps Script podemos crear pequeños programas (o scripts) que nos ayuden a recordar esas fechas especiales y porque no automatizar el envío de la respectiva tarjeta electrónica de felicitación.

Google Apps Script es un lenguaje de programación (basado en JavaScript) que permite crear scripts para automatizar tareas o extender las funcionalidades existentes dentro del marco de Google Apps.  Esta herramienta se encuentra disponible en las diferentes versiones de Google Apps (consumidor - Gmail, Estándar, Educación o Negocios) por lo que cualquier persona con conocimientos básicos en programación, puede hacer cosas muy interesantes.

Volviendo al tema de los cumpleaños, este blog muestra cómo podemos automatizar el envío de una tarjeta electrónica personalizada, el día del cumpleaños del compañero, a partir de datos registrados en una Hoja de Cálculo (o SpreadSheet.)

Lo primero que haremos es organizar los datos de las personas en la hoja correspondiente.  En esta hoja tendremos el nombre, el apellido, el correo electrónico, el día y el mes de cumpleaños.



Google Apps incluye Google Sites.  A través de Sites podemos crear sitios web completos de manera muy sencilla.  Para la tarjeta electrónica podemos crear un site con una o varias páginas donde creamos los motivos de tarjeta electrónica que enviaremos a las personas (no olvide una vez esté lista la tarjeta copiar la URL o dirección web de la pagina para posteriormente usarla en el script).   Para el ejemplo crearemos una página como la que se muestra a continuación:

Para este ejemplo la URL de la tarjeta es:
https://sites.google.com/a/eforcers.com/tarjeta/tarjetaelectronica1

 
Luego construiremos una función en Google Apps Script que se encargue del envío del correo que contiene la tarjeta.  Para ingresar al ambiente de desarrollo de Google Apps, estando ubicado en la hoja de cálculo (previamente creada), se debe seleccionar en el menú de opciones, Tools (Herramientas) > Script Editor (Editor de secuencia de comandos).  Luego de esto aparece el diálogo de creación de scripts. Seleccione Spreadsheet (Hoja de Cálculo).


Aquí aparece el editor de scripts, que será el lugar donde escribiremos el script de cumpleaños.


En términos generales lo que hará el script es consultar los datos de la hoja de cálculo, recorrerlos uno a uno y comparar la fecha del momento en que se ejecuta el script contra la del día y mes registrado para la persona.  Si las fechas coinciden se carga la tarjeta creada desde el Site y se hace el envío del correo electrónico que contiene la tarjeta.  A continuación presento el código del script correspondiente:

Descargue el código
(No olvide cambiar el valor de URL de la tarjeta)

Al ejecutar el script, las personas que están de cumpleaños, recibirán un correo como el que se presenta a continuación:



Por último, solo queda programar la ejecución de script de forma diaria.  A través del Editor es posible programar un trigger (o disparador) que se ejecute todos los días, seleccionando la opción del menú Recursos (Resources) > (Current Script´s Triggers... ) y creando un trigger de tiempo (time-driven):



A través de scripts sencillos como este, es posible automatizar tareas y aprovechar todas las características y servicios disponibles en Google Apps.  Los invito a explorar esta herramienta y a construir scripts fáciles pero útiles, como el de cumpleaños.

Jorge Forero
Google Apps Certified Deployment Specialist

Comments

Me encanta tu Script. Enhorabuena. Estoy interesado en cómo has llegado a ser Google Apps Certified Deployment Specialist. Muchas gracias por la información.
Foreman said…
Mario, gracias por los comentarios. Consulta la url http://certification.googleapps.com/ para tener todos los detalles y recursos necesarios para la certificación.

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